Tietosuojaseloste

Yhdistetty rekisteriseloste (henkilötietolaki (523/1999) 15 §) ja informointiasiakirja (henkilötietolaki 24 §).

Tämä dokumentti on ladattavissa ja toisinnettavissa myös osoitteessa

www.paragraaffi.com/tietosuojaseloste

Tämä käytäntö koskee kaikkia sivustoilla ja sovelluksissa keräämiämme tietoja, jotka omistaa ja joita valvoo Paragraaffi Oy.

Lisäksi tämä seloste koskee sellaisia henkilötietorekistereitä, joita Paragraaffi Oy käyttää liiketoiminnassaan.

Tarjoamme linkkejä muille verkkosivuille ja palveluihin, jotka eivät ole meidän hallinnassamme. Paragraaffi Oy ei ole vastuussa muiden verkkosivujen yksityisyyskäytännöistä ja -menettelyistä. Suosittelemme lukemaan myös kyseisten sivustojen yksityisyyskäytännöt, jotta ymmärrät, miten ne keräävät, käyttävät ja jakavat tietojasi.

1. Rekisterinpitäjä

Paragraaffi Oy (y-tunnus: 0459218-9)

Mannerheimintie 3 B, 5. krs.
00100 Helsinki

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Tietosuojavastaava

Jarl-Johan Héde

jarl-johan.hede@paragraaffi.fi

+358405765709

3. Rekisterin nimi

Paragraaffi Oy:n työnhakija- ja työntekijärekisteri.

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Työnhakija- ja työntekijärekisteriin kerättyjä tietoja käytetään Paragraaffi Oy:n asiakkaiden rekrytointi- ja vuokratyövoimatoimeksiantojen toteuttamiseen. Tietoja käytetään lisäksi Paragraaffi Oy:n ja tietoja antaneen henkilön välisen suhteen luomiseen- ja ylläpitämiseen sekä Paragraaffin ja asiakkaan välisen toimeksianto- ja asiakassuhteen luomiseen, toteuttamiseen ja ylläpitoon.

Edellä mainittujen kohteiden lisäksi, rekisterien tietoja voidaan myös käyttää Paragraaffi Oy:n tuotteiden, palveluiden, markkinoinnin tai muiden liiketoimintojen kehittämiseen.

Henkilötietoja kerätään rekisteröitävien henkilöiden suostumuksella. Rekisteröity voi peruuttaa suostumuksensa koska tahansa ilmoittamalla tästä rekisterinpitäjän yhteyshenkilölle.

Rekisteröidyn nimenomaisella suostumuksella tietoja voidaan käyttää myös suoramarkkinointiin.

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin kerätään työnhakijan (myöhemmin ’’rekisteröity’’) osalta käyttötarkoituksen kannalta olennaisia tietoja, joita ovat ainakin:

  • etu- ja sukunimi,

  • syntymäaika,

  • osoite, postinumero ja – toimipaikka,

  • puhelinnumero, sähköpostiosoite,

  • kansalaisuus

  • työlupa, työluvan voimassa oloaika, mahdollinen työluvan tuntirajoite,

  • valokuva,

  • koulutus- ja työkokemustiedot: koulutus, kielitaito, työkokemus, mahdollinen erityisosaaminen, ajokortti, auton käyttömahdollisuus, mahdolliset suosittelijat, työnhakijan toiveet: toimiala, sijainti, työtehtävä, työaika- ja käytettävyystiedot (esim. kokoaikainen/ osa-aikainen, päivätyö), palkkatoivomus.

  • Linkkejä kolmannen palveluntarjoajan tietoihin

  • Rekisteröidyn julkiseksi saattamat tiedot sekä

  • Rekisteröidyn ja Paragraaffin välinen viestintä

Lisäksi työntekijän (myöhemmin ’’rekisteröity’’) osalta voidaan kerätä muita työ- suhteen ja tietojen käyttötarkoituksen kannalta olennaisia tietoja, kuten:

  • henkilö- ja soveltuvuusarviointeihin liittyvät tiedot

  • Paragraaffin tai sen yhteistyökumppaneiden kommentit taikka arvioinnit

  • työsuhdetta koskevat tiedot (tehtävänimike, työsuhteen alku- ja arvioitu päättymispäivämäärä, toimeksiannon käyttäjäyritys, lähiomaisen yhteystiedot)

  • työntekijästä annettu palaute

  • palkanlaskentaan liittyvät perustiedot

  • työajan seuranta ja vuosilomatiedot, matka- ja kululaskut ym.

  • työntekijän terveydentilaa koskevat tiedot

  • mahdollisesti hankittavat henkilöluottotiedot

  • lainsäädännön salliessa tai velvoittaessa erikseen määritellyt muut työsuhdetta koskevat tiedot.

6. Rekisterin tietolähteet

Henkilötietojen kerääminen perustuu henkilön omatoimiseen tietojen antamiseen sekä tietojen keräämiseen rekisteröidyn suostumuksella.

Tietoja voidaan myös hankkia kolmannen osapuolen ylläpitämistä rekistereistä, johon rekisteröity on luovuttanut tietojaan ja antanut luvan niiden luovuttamiseksi rekisterinpitäjälle. Lisäksi saatetaan kerätä tietoja, jotka rekisteröity on nimenomaisesti saattanut julkiseksi.

Mikäli tarpeen, periaatteet ja käytännöt siitä, mitä tietoja työntekijästä kerätään työhönoton yhteydessä tai työsuhteen aikana, on käsitelty lain yhteistoiminnasta yrityksissä 4 luvun mukaisessa neuvottelumenettelyssä.

Rekisteröidyllä on oikeus saada kaikki Paragraaffin käytettävissä oleva tieto sellaisen tiedon alkuperästä, jota ei ole saatu rekisteröidyltä.

7. Tietojen käsittely, siirtäminen ja säilytys

Paragraaffi Oy käsittelee tietoja vain tässä tietosuojaselosteessa todetussa laajuudessa ja käyttötarkoituksessa noudattaen voimassa olevan lainsäädännön asettamia vaatimuksia.

Tietoja käsittelee Paragraaffi Oy:n henkilöstö. Tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain siinä laajuudessa, kuin on tarpeen.

Tietoja saatetaan luovuttaa rekisteristä, mikäli rekisteröity on antanut tähän suostumuksensa. Paragraaffi Oy ei vastaa eikä valvo tietojenkäsittelyä, joka tapahtuu Paragraaffi Oy:n Asiakkaan toimesta tai muun kolmannen, jolle rekisteristä on luovutettu tietoja.

Rekisteröidyllä on oikeus siirtää häntä koskevat tiedot. Rekisteröidyn tulee ilmoittaa siirtämisestä rekisterinpitäjän yhteyshenkilölle kirjallisesti.

Rekisteröidyllä on oikeus saada jäljennös häntä koskevista tiedoista. Jäljennös lähetetään pyynnöstä ensisijaisesti sähköisessä muodossa, mutta paperinen jäljennös on saatavissa Paragraaffin pääkonttorista.

Rekisteröityä koskevia tietoja säilytetään niin kauan kuin käsittelytarkoitus huomioiden on perusteltua. Tiedot kuitenkin poistetaan mikäli rekisteröity on tätä pyytänyt tai tietoja ei ole päivitetty taikka tarkastettu rekisteröidyn toimesta viimeisen kahden (2) vuoden aikana.

8. Tietojen oikeellisuus

Paragraaffi Oy ei vastaa rekisteröidyltä tai kolmannelta saatujen tietojen oikeellisuudesta. Rekisteröity on velvollinen huolehtimaan jättämiensä tietojen ajantasaisuudesta ja tarkastamaan kolmannelta saatujen tietojen oikeellisuuden.

9. Tarkastus- ja valitusoikeus

Rekisterinpitäjä pitää rekisteriselosteen rekisteröidyn saatavilla. Henkilöllä on Henkilötietolain 26§:n mukaisesti oikeus tarkistaa itseään koskevat, rekisterissä olevat tiedot tai saada tietää, että rekisterissä ei ole häntä koskevia tietoja. Rekisterinpitäjä samalla ilmoittaa rekisteröidylle rekisterin säännönmukaiset tietolähteet ja mihin rekisterin tietoja tyypillisesti käytetään ja luovutetaan.

Tarkastuspyyntö tulee lähettää kirjallisesti ja allekirjoitettuna rekisteriyhdyshenkilölle. Rekisteröidyllä on oikeus vaatia häntä koskevan virheellisen tiedon korjaamista, poistamista ja täydentämistä.

Rekisteröidyllä on lisäksi mahdollisuus itse kirjautua rekisteriin, jossa hän voi päivittää ja poistaa häntä koskevia tietoja.

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus, mikäli rekisterinpitäjä on menetellyt lain tai tämän rekisteriselosteen vastaisesti. Valitus tulee tehdä Tietosuojavaltuutetun toimistolle (http://www.tietosuoja.fi).

10. Tietojen luovutukset

Henkilötietoja ei luovuteta ulkopuolisille ilman rekisteröidyn nimenomaista suostumusta.

Antamalla suostumuksen, rekisteröity suostuu siihen, että tietoja voidaan luovuttaa kolmannelle, kuten Paragraaffin asiakkaalle, mikäli tämä on toimeksiannon toteuttamisen tai asiakassuhteen ylläpitämisen kannalta tarpeellista

Rekisteröidyn antamia tietoja voidaan tämän suostumuksella käyttää myös kolmannen suorittamaan asiakastutkimukseen, kehitystyöhön tai markkinointiin.

Rekisterissä olevia tietoja voidaan säilyttää ja näin ollen siirtää Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Tietoja säilytetään kuitenkin sellaisissa maissa ja palveluntarjoajien toimesta, joiden tietoturvan tasosta on varmistuttu ja, jotka täyttävät Euroopan komission asettamat kriteerit.

11. Rekisterin suojaus

Henkilörekisterin tietoihin on pääsy ennalta määritellyillä henkilöillä ja he voivat käsitellä tietoja vain tehtävään rajatussa laajuudessa. Rekisteriin pääsy on suojattu käyttäjätunnuksella, salasanalla sekä palveluntarjoajan teknisin keinoin. Rekisteristä otetut tulosteet käsitellään tietosuojajätteenä ja säilytetään lukitussa tilassa niin, ettei Paragraaffi Oy:n ulkopuolisella henkilöllä ole niihin pääsyä.