Vinkit työhaastattelun järjestämiseen 

Hyvin järjestetty haastattelu auttaa siis sekä työnantajaa että ehdokasta tekemään parempia päätöksiä ja parhaimmillaan haastattelutilanne onkin vuorovaikutteinen keskustelu, jossa vallitsee avoin sekä lämminhenkinen ilmapiiri. Tässä artikkelissa käymme läpi tärkeitä seikkoja, joita on hyvä ottaa huomioon työhaastattelun järjestämisessä. 

1. Valmistelu  

Hyvä valmistautuminen on avainasemassa onnistuneen työhaastattelun kannalta. Työnantajan on mietittävä haastattelun tarkoitusta ja tavoitteita, haastattelukysymyksiä, ajankäyttöä sekä arviointikriteereitä ja tutustuttava huolellisesti hakijoiden hakumateriaaleihin. Lisäksi on tärkeää valita haastattelijat, jotka ovat perehtyneitä yrityksen tarpeisiin ja tavoitteisiin sekä osaavat arvioida työnhakijan sopivuutta positioon. Haastattelijoiden kohdalla voi pohtia myös sitä, ketkä osallistuvat mihinkin haastatteluihin, jos haastattelukierroksia on useampia.  

2. Ajan ja paikan valinta  

Haastattelupaikan tulisi tarjota sopiva ja rauhallinen ympäristö keskustelulle. Haastattelu voidaan järjestää joko etäyhteyksin tai paikan päällä ja etukäteen kannattaakin pohtia, montako haastattelukierrosta on tiedossa ja voisiko niistä osa olla etänä. Esimerkiksi ensimmäisissä haastatteluissa etäyhteydet toimivat yleensä hyvin ja keventävät ehdokkaiden hakuprosessia, kun aikaa ei kulu useaan otteeseen matkustamiseen. Vaihtoehtoisesti niissä voi myös tarjota hakijoille mahdollisuuden valita etäyhteyksien ja paikan päälle tulemisen välillä. Puolestaan viimeisissä haastatteluissa on jo mukavaa päästä tapaamaan paikan päälle mahdollista tulevaa työntekijää sekä työnhakija pääsee tapaamaan esimerkiksi esihenkilöä ja mahdollisesti kollegoita.  

Haastattelujen ajankohtia olisi hyvä alustavasti aikatauluttaa jo rekrytointiprosessin alussa; milloin pidetään ensimmäisen kierroksen haastattelut? Entä toisen kierroksen, ja milloin valinta pyritään tekemään? Samalla, kun rekrytoinnille tekee aikataulun, voi kalenteriin varata jo ajankohtia haastatteluille, jolloin ne saa pidettyä vapaana ja prosessi pysyy sujuvana.  

3. Kommunikointi ehdokkaan kanssa  

Ennen haastattelua on hyvä lähettää ehdokkaalle vahvistus sähköpostitse tai puhelimitse. Viestissä voi kertoa haastattelun tarkemmasta ajasta ja paikasta, mistä haastattelussa tullaan keskustelemaan sekä antaa ehdokkaalle tarvittavat tiedot, kuten yrityksen sijainnin, saapumisohjeet ja yhteyshenkilön tiedot. 

Itse haastattelutilanteessa rentoutuneeseen ja avoimeen ilmapiiriin kannattaa panostaa, jolloin työnhakijan on yleensä helpompi kertoa itsestään ja osaamisestaan, ilman ylimääräistä jännittämistä. Työnantajalle taas avoimuus ja rentous antavat mahdollisuuden saada mahdollisimman paljon hyödyllistä tietoa hakijasta ja tutustua häneen paremmin. Haastattelun alussa kevyet puheenaiheet, kuten kuulumisien vaihtaminen, voivat auttaa keventämään ilmapiiriä ja saamaan keskustelun virtaamaan.

4. Haastattelukysymykset ja haastattelun rakenne 

Työhaastattelussa käytettävät kysymykset voidaan jakaa kahteen päätyyppiin: avoimiin ja suljettuihin kysymyksiin. Näiden kysymysten avulla pyritään selvittämään ehdokkaan ammatilliset valmiudet, kokemus, motivaatiotekijät ja työpersoonallisuus. Avoimet kysymykset ovat erityisen hyödyllisiä työhaastattelussa, sillä ne antavat työnhakijalle mahdollisuuden vastata laajasti ja tuoda esiin oman näkemyksensä asioista. Esimerkkejä hyvistä avoimista kysymyksistä ovat: ”Miksi hait juuri tätä paikkaa”, ”Millaisia tavoitteita tai suunnitelmia sinulla on urallesi” tai ”Millainen on paras työympäristö sinulle”. Samojen kysymysten käyttäminen kaikille ehdokkaille helpottaa heidän vertailuaan ja arviointiaan, mikä tekee valintaprosessista myös tasavertaisempaa kaikkia hakijoita kohtaan. 

Ennen haastattelujen aloittamista on tärkeää miettiä huolellisesti haastattelujen ajan käyttöä ja rakennetta. Koska hakijat tavoittelevat kyseistä positiota yrityksessä, he haluavat usein antaa itsestään ja osaamisestaan mahdollisimman kattavan kuvan. Siksi onkin tärkeää varata riittävästi aikaa erityisesti haastattelukysymyksille, jotta ehdokkaat voivat vastata niihin perusteellisesti. Lisäksi aikaa kannattaa varata hakijoiden kysymyksille. Haastattelu voi pitää sisällään myös esimerkiksi yritysesittelyn, joka tarjoaa ehdokkaalle lisätietoa yrityksestä ja sen toiminnasta tai positioon liittyvän tehtävän. Haastattelun alkuun on hyvä kertoa haastattelun tavoitteista ja siitä, mitä haastattelu pitää sisällään, jotta työnhakija tietää, mitä odottaa. Lopuksi kannattaa käyttää hetki siihen, että hakijalle kerrotaan, mitä seuraavaksi tapahtuu, kuten milloin päätös tehdään tai milloin häneen ollaan yhteydessä seuraavasta vaiheesta. 

Haastattelun rakenteen ja sisällön pohjalta kannattaa pohtia, kuinka paljon aikaa tapaamiselle tulee kokonaisuudessaan varata, jotta se varmasti riittää kaikkien tarpeisiin. Huolellinen aikataulutus ja rakenteen suunnittelu auttavat varmistamaan, että haastattelu sujuu hyvin ja että jokainen hakija saa tasapuolisen mahdollisuuden kertoa osaamisestaan ja työpersoonastaan sekä kysyä kysymyksiä haastattelijoilta. 

5. Arviointi ja päätöksenteko  

Haastattelun jälkeen on aika arvioida ehdokkaat ja tehdä päätös. Arviointiin voi käyttää apuna haastattelukysymysten lisäksi muita tietolähteitä, kuten CV:tä, referenssejä, hakukirjettä ja mahdollisia henkilöarviointeja. Objektiivisten arviointikriteereiden määrittäminen ennen haastattelua auttaa tekemään päätökset mahdollisimman puolueettomasti ja perustellusti. 

6. Palautteen antaminen  

On tärkeää antaa ehdokkaalle mahdollisuus saada palautetta haastattelusta, sillä se auttaa kehittymään tulevaisuuden haastatteluja varten. Palautteessa voi kertoa, miten haastattelu meni ja millaisia ajatuksia ehdokkaan vastaukset herättivät – esimerkiksi sanoittiko hän hyvin omaa osaamistaan ja missä kohtaa hän olisi voinut kertoa vielä yksityiskohtaisemmin tai konkreettisten esimerkkien kautta aiemmista tehtävistään ja taidoistaan. Valintavaiheen jälkeen on hyvän hakijakokemuksen mukaista olla yhteydessä hakijoihin, joita ei valittu tehtävään ja käydä läpi, miksi päätös ei kohdistunut heihin.  

Kokonaisuudessaan hyvin järjestetty työhaastattelu auttaa löytämään sopivimman ehdokkaan ja antaa samalla positiivisen kuvan yrityksestä potentiaalisille työntekijöille. Työhaastattelun tarkoituksena on antaa molemmille osapuolille mahdollisuus tutustua toisiinsa paremmin ja varmistaa, että työntekijän ja yrityksen tarpeet kohtaavat. Huolellisella valmistelulla ja avoimella kommunikaatiolla voidaan varmistaa onnistunut työhaastattelu ja hyvä lopputulos. 

Kirjoittaja

Emmi vastaa Paragraaffilla suorahakutoimeksiannoista, henkilöarvioinneista sekä myynnistä. Emmillä on Master Suomen EASI −sertifikaatti johtajien, tiimien ja yksilöiden kehittämiseen.

Emmi Piirainen

Legal Talent Consultant